Jag har stött på flera företag under åren som tvekat över denna fas då de upplevt den som jobbig, kostsam eller tyckt att den saknar ett tydligt värde. Man vill eller tror att man snabbt kan hoppa direkt till produktion av till exempel en webbplats, app eller grafisk profil, trots att det vanligtvis är komplexa produktioner som behöver tänkas igenom ordentligt och redas ut först.
Troligtvis beror detta på en övertro på kreatörers förmåga att läsa tankar och trolla med knäna, och på bristande erfarenhet av digital produktion. Eller kanske bara önsketänkande då man har en liten budget.
Förstudier, insiktsarbete, eller vad man vill kalla det, menar jag utgör en nödvändig kärna i alla viktiga produktioner, och utan dessa riskerar man bygga sin verksamhet, kommunikation och samarbete på lös grund.
Vid en första anblick eller mitt i fasen kan förstudien upplevas som snårig, men syftet med förstudien är att reda ut det som är otydligt och skapa en stabil, gemensam grund att stå på och ett tydligt mål att sträva efter. Även med en liten budget bör man avsätta en del för att spika scopet och sätta rätt förväntningar.
Förstudie – att skapa ett fundament
En förstudie syftar till att skapa en gemensam verklighetsbild av företagets situation, utmaningar, behov och potential. En verklighetsbild som alla inblandade kan ha samsyn kring och utgå ifrån.
Det är inte ovanligt att människor i en organisation har olika uppfattningar om hur verkligheten ser ut och vad problemet är, vilket innebär att man inte delar bild av vart man är på väg eller vad som behöver göras (vad, hur, när och varför).
När man har olika problembeskrivningar blir det naturligtvis svårare att lyckas eftersom man drar åt olika håll. Risken för ett utdraget arbete och kostsamt resultat är stor, och ett sprucket samarbete.
Förstudie med en byrå
En del företag försöker att göra en egen förstudie internt, för att spara pengar eller för att man tycker att man har kompetens att genomföra den själv. Det är en god tanke och kan absolut resultera i att man får samsyn internt. Vad man oftast går miste om är de kritiska frågor och den värdefulla input man kan få från byrån. Ur byråns synvinkel kan det finnas saker som behöver nystas i mer än vad man internt har tänkt på. Det handlar ju om att förse de som ska skapa lösningen med rätt information, och vad som är rätt information skiljer sig mycket åt från fall till fall samt beroende på vilka människor som ska involveras.
En annan effekt av att bara genomföra en intern förstudie är att insikterna behöver överföras till byråns medarbetare i dokument och informationsmöten. Kunskaper förankras djupare om man är med och tar fram svaren snarare än att få dem berättade för sig. Ett svar utan resonemanget bakom blir inte lika starkt helt enkelt. Kunskapsöverföringen är inte så enkel som man kanske trott, och tar kanske lika lång tid som om företaget och byrån gjorde förstudien tillsammans då man först måste lägga intern tid och därefter tid på att dokumentera och överföra sina insikter till byrån.
Verklighetsbilden och problembeskrivningen som är resultatet av en förstudie består inte endast i att förstå vad som behöver göras, utan även en djupare förståelse för hur prioriterade olika aktiviteter och funktioner är och vad ambitionsnivån bör vara. Samsyn kring detta leder till mer träffsäkra estimat och beslut. När alla i teamet har samsyn i varför något ska lösas blir det alltså också enklare att snabbt hitta fram till vad som måste göras, hur, med vilken ambitionsnivå och i vilken prioritetsordning.
Fördelar med en gemensam förstudie:
- Byrån kan utmana företaget med frågor som annars kan missas. En tredje part med kompetens i att skapa lösningar kan hitta luckor i resonemang och tillföra insikter i ett tidigt skede.
- När samma team som ska producera lösningar reder ut frågetecken tillsammans kan förutsättningarna för en mer träffsäker och effektiv lösning bli bättre.
- Företaget behöver lägga mindre tid och resurser internt.
- Man lägger en stabil grund för ett lyckat, långsiktigt samarbete med byrån.
Ett företag som försöker spara in på förstudien med sin byrå riskerar göra sig själv en otjänst. De kan ha orealistiska förväntningar på att byråns medarbetare ska kunna matas med djupa insikter genom en skriftlig och/eller muntlig brief, varpå de på kort tid ska förstå scopet och agera rådgivare.
Jag rekommenderar företag som ska anlita en byrå att förbereda sig och prata ihop sig internt, men att genomföra själva förstudien tillsammans med sin valda byrå. En bra byrå skickar över ett frågebatteri som hjälper kunden att förbereda sig inför förstudien så det blir effektivt.
Vänliga hälsningar Fredrik Colling
